PERANCANGAN DAN PEMELIHARAAN KOMUNITAS ONLINE

Pengertian Perancangan 

Perancangan adalah suatu proses pengambilan keputusan yang berdasarkan fakta, mengenai kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakan demi tercapainya tujuan yang diharapkan atau yang dikehendaki. Atau dapat juga dikatakan bahwa perancangan adalah penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi Perancangan sistem dapat dirancang dalam bentuk bagan alir sistem (system flowchart), yang merupakan alat bentuk grafik yang dapat digunakan untuk menunjukan urutan-urutan proses dari sistem.

Pengertian Pemeliharaan Komunitas 

Maintenance atau pemeliharaan adalah suatu kegiatan yang dilakukan secara berulang-ulang dengan tujuan agar komunitas selalu memiliki kondisi yang sama atau bahkan lebih baik dari keadaan awalnya. Maintenance juga dilakukan untuk menjaga komunitas tetap berada dalam kondisi yang dapat diterima oleh masyarakat.

Pengertian Komunitas Online

Komunitas online adalah sebuah wadah dimana sekelompok orang berkumpul untuk berbagi sence of community sebagaimana orang-orang yang tidak saling mengenal memiliki kesamaan ketertarikan minat, didalam sebuah situs internet yang menawarkan beberapa layanan online, meliputi beberapa akses kepada lingkungan sosial, layanan komunitas, informasi resmi, dan layanan e-commerce kepada penghuninya.

Karakteristik Perancangan dan Pemeliharaan Komunitas Online

Sebelum membahas mengenai Perancangan dan pemeliharaan Komunitas Online, ada baiknya kita harus memahami apa saja karakteristik mendasar dari komunitas online.

Suatu komonitas online dikatakan baik jika memiliki karakteristik sbb :

Sifat Yang Relatif Bebas

Media & komunitas online cenderung bersifat bebas. Bebas dalam artian yang amat luas. Bebas kepemilikan, bebas sekat-sekat sosial umum, bebas kepemilikan, bebas dari interfensi otoritas sosial/agama/pemerintah dan sejenisnya, bebas pengguna dan bebas hambatan jarak, ruang dan waktu.

• Bebas Kepemilikan
Media dan komunitas online memang dibuat oleh suatu pihak (personal/institusi) namun, begitu informasi ada di dunia maya maka informasi tersebut akan menjadi konsumsi publik yang berarti akan bisa direproduksi dan direvisi sesuai kepentingan publik tersebut. Maka jangan heran jika muncul manipulasi informasi.

• Bebas Sekat Sosial
Media dan komunitas tidak mengenal sekat-sekat sosial layaknya media/komunitas di dunia nyata (offline). Tidak ada atasan atau bawahan. Tidak ada pemilik informasi langgeng dan penerima informasi langgeng. Semuanya saling bertukaran, semuanya saling memberi dan menerima informasi hingga level tertentu. Tidak ada pembedaan antar pengguna internet dikarenakan status sosialnya di dunia nyata, dikarenakan potensi anonimitas internet itu sendiri.

• Bebas Interfensi
Hingga titik tertentu, semua media atau komunitas internet bebas interfensi pihak luar. Kecuali adanya pelanggaran hukum (umumnya bersifat regional), maka informasi yang beredar di dunia maya adalah bebas dibuat, dimanipulasi dan diakses untuk disebarluaskan kembali oleh siapapun kepada siapapun.

• Bebas Jarak, Ruang & Waktu 
Keunggulan utama informasi yang disebarkan melalui media/komunitas online adalah tidak adanya batasan jarak, ruang dan waktu. Artinya informasi tersebut akan bisa menjangkau dan dijangkau oleh siapapun, di manapun, kapanpun(24/7), selama yang bersangkutan terkoneksi dengan layanan internet. Artinya, semua pihak, terutama korporat mempunyai kesempatan yang amat luas untuk berkampanye tentang semua hal, terutama produk/layanannya, kepada khalayak yang amat luas, tanpa dibatasi jarak, jam tayang, format informasi, batasan usia publik, waktu dan sebagainya jika mau dan mampu menggunakan media dan komunitas online.

Anonim 

Anonim adalah suatu sifat yang merujuk pada ketidakjelasan /ketidakpastian identitas seserang / suatu pihak. Di dunia online, identitas menjadi sesuatu yang bebas cipta dan bebas guna. Artinya, siapa saja bisa menjadi apa saja yang diinginkannya. Tak ada kewajiban, layaknya di dunia nyata, untuk menunjukkan/menggunakan identitas asli saat menggunakan layanan internet. Artinya, informasi apapun yang dibuat, dimanipulasi, disebarluaskan dan direproduksi lewat berbagai media online bisa ditampilkan oleh siapapun.

Di satu sisi kondisi ini mewujud pada berbagai hal negatif, seperti black campaign baik terhadap personal maupun institusi. Berapa banyak informasi yang menjelek-jelekkan seseorang atau suatu perusahaan beredar di dunia maya. Dan umumnya, pihak-pihak yang dirugikan tersebut tak berdaya karena tak bisa menuntut siapa pelakunya, karena sifat anonim tersebut. 

Di sisi lain, sifat anonim ini adalah suatu potensi juga bagi korporat yang mampu memanfaatkannya secara optimal. Bayangkan tentang penggalangan opini. Korporat bisa menyebarkan informasi, mengkampanyekan suatu issue dengan menggalang ”massa” yang terlihat besar di dunia maya tanpa musti memiliki pendukung nyata sebanyak massa tersebut. 

Satu orang bisa mempunyai sebanyak apapun identitas di dunia maya, yang jika digunakan untuk menggalang opini publik di dunia maya, yang akhirnya diharapkan berimbas ke dunia nyata, pasti amat besar nilainya bari korporat bersangkutan. Ingat kasus dukungan terhadap Prita Mulyasari atau Barrack Obama yang muncul, tumbuh dan membesar awalnya di dunia maya, sehingga akhirnya mewujud sebagai penggalangan opini publik di dunia nyata. 

Aksesibilitas Tinggi 

Media dan komunitas online mempunyai aksesibilitas tinggi, bahkan bisa dibilang tertinggi dari bentuk media/komunitas apapun di dunia nyata. Siapapun Anda, dimanapun berada, kapanpun mau, Anda bisa mengakses informasi yang ada di media atau komunitas apapun di dunia maya. 

Tingkat aksesibilitas macam ini pulalah yang memungkinkan hilangnya sekat-sekat jarak, ruang dan waktu yang menjadikan publik lebih berdaya dalam menilai suatu hal. Tak ada lagi yang namanya suatu pihak menguasai informasi dan mendikte publik akan apa yang benar dan salah. Karena publik punya alternatif informasi yang lain yang bisa diaksesnya melalui media atau komunitas online. 

Ini pulalah yang menjelaskan kenapa press release atau informasi apapun yang dikeluarkan perusahaan relatif kurang ”dipercaya” oleh publik. Ini pula yang menjelaskan kenapa, meski perusahaan-perusahaan besar yang telah mempunyai jaringan ke media-media tradisional besar tetap perlu menggarap media online, dari yang paling dasar dengan mempunyai corporate website, hingga corporate & employee/CEO blog, hingga yang terkini merambah online social networking. Semua ini dikarenakan aksesibilitas tinggi mewujud pada cairnya informasi yang ada. 

Informasi Bersifat Cair

Cairnya informasi sebagai hasil aksesibilitas tinggi menjadikan korporasi tidak bisa hanya menyampaikan suatu informasi ke publik dan berharap hanya informasi itu saja yang akan beredar, khususnya di dunia maya. Informasi apapun akan dicerna publik, untuk kemudia dimanipulasi dan direproduksi sesuatu dengan pemahaman dan pengalaman personal individu-individu pelakunya. 

Di dunia maya seringkali reproduksi informasi ini sifatnya lebih keras dan menohok dari yang ada di dunia nyata. Karenanya, jika suatu korporasi setelah mengeluarkan informasi ke publik, terutama di dunia maya, tidak melakukan pemantauan dan pembelaan diri, maka bersiap-siaplah untuk menjadi bulan-bulanan. 

Komunitas Patron-Klien Yang Kuat 

Sifat yang mungkin terdengar tidak masuk akan dari media/komunitas online dengan semua keterbukaan dan kebebasan yang diusungnya adalah patron-klien yang kuat. 

Patron-klien menjelaskan suatu kondisi di mana sebagai besar massa (publik) adalah pihak yang relatif pasif dan cenderung mempercayai dan menuruti opini dari mereka yang dianggap mempunyai otoritas akan suatu hal di dunia maya. Hal ini nampak nyata di berbagai komunitas online, seperti online forum, milist dan blog. Lihat dari begitu banyak pengakses internet, pengguna forum, anggota milist atau pemilik dan pengakses blog, hanya sedikit diantaranya yang aktif melakukan posting, menyuarakan opini baru, mengajak publik mengkritisi suatu fenomena dan sejenisnya. 

Mereka lah yang kita sebut sebagai para patron. Sedangkan publik di komunitas tersebut yang mendengarkan, mengamini dan akhirnya mengikutinya kita sebut klien. Dan percayalah, jumlah para klien ini teramat banyak. Dan mereka loyal terhadap patron-nya. Melihat kondisi macam ini, korporasi yang ingin membangun image positif, ingin menghindari atau mereduksi efek black campaig, ingin membentuk opini tertentu di benak publik dunia maya, musti berkompromi dengan para patron ini.

Langkah Untuk Membangun dan Memelihara Komunitas Online

• Attact : Langkah pertama dalam proses ini adalah untuk menarik pengunjung dan mendorong mereka untuk bergabung dengan komunitas virtual.
• Promote : Setelah anggota telah terdaftar, langkah berikutnya adalah untuk mendorong mereka untuk berpartisipasi. Semakin sering anggota berpartisifasi, komunitas dapat semakin mudah menarik anggota baru, mempercepat pertumbuhannya.
• Build : Dengan bertukar pikiran dan informasi melalui forum diskusi, anggota membangun loyalitas kepada komunitas. Informasi yang tersedia dari komunitas menjadi faktor utama yang mempengaruhi dalam banyak keputusan mereka termasuk keputusan pembelian.
• Capture : Ketika komunitas telah mencapai tahapan kritis dalam hal jumlah dan agregasi konten, Anda dapat menawarkan ruang untuk iklan.

Perancangan dan Pemeliharaan Komunitas Online

Dalam perancangan dan pemeliharaan komunitas online ada beberapa poin penting yang harus di ketahui yaitu :

1. Perencanaan Strategis 
Perencanaan Strategis adalah serangkaian kegiatan yang bertujuan untuk pendapatkan kejelasan arah dan tujuan suatu komunitas. Dalam perencanaan tersebut dilakukan analisis masalah, identifikasi potensi pemecahan masalah, dan menyusun program dan kegiatan untuk mencapai tujuan Dalam proses perencanaan strategis ditentukan arah, tujuan, nilai-nilai dan keadaan komunitas, serta mengembangkan pedekatan pelaksanaan kegiatan untuk mencapai target yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien. Manfaat Rencana Strategis: Jika sangat sulit mengambil keputusan dengan orang, kelompok, atau komunitas yang memiliki perbedaan visi terhadap masa depan. Namun melalui perencanaan strategis hal ini dapat diselesaikan secara partisipatif, terbuka dan komunikasi efektif, walaupun perencanaan strategis memerlukan pendekatan jangka panjang, tetapi juga menggunakan metode untuk menentukan kemajuan, akses, validitas informasi dan mempertahankan fleksibilitas rencana.
2. Visi 
Visi merupakan suatu pemikiran atau pandangan kedepan, tentang apa, kemana dan bagaimana mencapai suatu keadaan masyarakat yang damai dan sejahtera di masa depan. Visi adalah rumusan umum mengenai keadaan yang diinginkan pada akhir periode program, untuk mewujudkan sasaran yang mungkin dicapai dalam jangka waktu tertentu. Visi merupakan dorongan dan gambaran mental masyarakat dalam mementukan langkah terhadap masa depannya.
3. Misi 
Dalam misi dinyatakan tujuan dan sasaran yang ingin dicapai dalam kurung waktu tertentu melalui pertimbangan strategi yang telah ditentukan. Misi disusun untuk mencapai visi dengan cara memperhatikan kondisi umum komunitas, tata ruang, pemangku kepentingan yang terlibat dalam konflik, sejarah, nilai-nilai dan arah pembangunan daerah (misalnya RPJP atau RJPM). Misi mencerminkan upaya sistematis menjalankan fungsi dan peran masyarakat dalam membangun perubahan dan perdamaian secara berkelanjutan Tujuan dan Sasaran.
4. Tujuan
Tujuan (goals) adalah suatu perubahan perilaku atau hasil yang dicapai pada jangka waktu periode perencanaan. Pada umumnya penetapan tujuan didasarkan pada faktor-faktor kunci keberhasilan yang dilakukan setelah penetapan visi dan misi. Tujuan tidak selalu harus dinyatakan dalam bentuk kuantitatif, tetapi harus menunjukkan suatu kondisi atau keadaan spesifik yang hendak dicapai. Tujuan lebih bersifat operasional serta dapat ditentukan indikator dan alat ukurnya. Tujuan akan mengarahkan perumusan sasaran, kebijakan, program, dan kegiatan dalam mewujudkan misi. Tujuan harus dapat menyediakan dasar yang kuat untuk menetapkan indikator kinerja. Sasaran harus menggambarkan hal yang ingin dicapai melalui tindakan atau kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sasaran memberikan fokus dalam penyusunan kegiatan secara spesifik, rinci, terukur dan realistis untuk dicapai.
5. Kebijakan: 
Kebijakan adalah ketentuan yang telah disepekati dan ditetapkan oleh yang berwenang sebagai pedoman, pegangan atau petunjuk bagi setiap pemangku kepentingan baik aparatur pemerintah, swasta, LSM, kelompok perempuan ataupun masyarakat agar tercapai, berjalan dengan lancar dan terpadu dalam upaya mencapai sasaran, tujuan, misi dan visi.
6. Strategi 
Strategi adalah cara, metode, pendekatan, tata aturan atau pedoman untuk mencapai tujuan dan sasaran secara efektif dan efisien. Strategi dibutuhkan untuk memperjelas arah dan tujuan pencapaian program atau implementasinya. Strategi merupakan alat penghubung antara visi, misi, tujuan, sasaran dan arah kebijakan pembangunan (peace building) dengan realita dalam masyarakat.
7. Program dan Kegiatan 
Program adalah penjabaran atau realisasi dari kebijakan berupa kumpulan kegiatan nyata, sistematis dan terpadu yang dilaksanakan oleh satu atau beberapa komunitas baik pemerintah maupun non-pemerintah, kerjasama dengan pemangku kepentingan atau partisipasi masyarakat yang bertujuan untuk mencapai sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan. Program diartikan sebagai suatu rencana kegiatan dari suatu organisasi atau komunitas yang terarah, terpadu, sistematis dan disusun dalam rentang waktu yang telah ditentukan. Program akan menjadi pegangan bagi pemangku kepentingan dalam menjalankan roda kelembagaan dan sebagai saranauntuk mewujudkan cita-cita atau tujuan komunitas.
8. Pemantauan dan Evaluasi 
Pemantauan dan evaluasi merupakan bagian yang tidak terpisahkan dalam perencanaan strategis. Pemantauan dan evaluasi bertujuan untuk mengetahui tingkat pencapaian dan kesesuaian antara rencana yang telah ditetapkan dengan hasil yang dicapai berdasarkan kebijakan yang dilaksanakan melalui program atau kegiatan yang telah ditetapkan. Evaluasi dilakukan untuk melakukan penilaian dalam rangka pengambilan keputusan suatu program melalui penetapan indikator kerja.

Konsep Perancangan Komunitas Online
Berikut merupakan hal – hal yang perlu diperhatikan dalam merancang suatu komunitas online : 

• To Entertain : Yang dimaksud dengan to entertain disini adalah komunitas sosial sosial haruslah menarik serta mampu memancing animo masyarakat untuk ikut bergabung.
• To Inform : To Inform berarti informasi yang diberikan oleh suatu komunitas online haruslah bersifat informatif, dan merupakan informasi yang dibutuhkan oleh banyak masyarakat.
• To Help : Konsep yang amat penting dari sebuah komunitas online haruslah bersifat membantu masyarakat luas. Baik berupa informasi atau dalam bentuk lainnya.
• To Be Daily : Komunitas online harus selalu aktif dan selalu melakukan update terhadap informasi – informasi dalam komunitasnya. Ini juga merupakan suatu konsep yang penting dimana dapat memancing para anggota juga turut aktif berdiskusi dan meengurangi jumlah adanya anggota – anggota yang pasif.